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Assistenz des Vorstands (m/w/d)

secretary

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft gehört zu den international führenden biomedizinischen Forschungszentren. An den Standorten in Berlin-Buch und Mitte analysieren Forscher*innen aus rund 60 Ländern das System Mensch – die Grundlagen des Lebens von seinen kleinsten Bausteinen bis zu organübergreifenden Mechanismen. Die Erkenntnisse unserer Grundlagenforschung sollen rasch Patient*innen zugutekommen. Das MDC fördert daher Ausgründungen und kooperiert in Netzwerken. Besonders eng sind die Partnerschaften mit der Charité – Universitätsmedizin Berlin im gemeinsamen Experimental and Clinical Research Center (ECRC) und dem Berlin Institute of Health in der Charité sowie dem Deutschen Zentrum für Herz-Kreislauf-Forschung. Am MDC arbeiten 1600 Menschen. Finanziert wird es zu 90 Prozent vom Bund und zu 10 Prozent vom Land Berlin.

Die Wissenschaftliche Vorständin des MDC sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in des Vorstands (m/w/d).

Sie sind ein Organisationstalent? Sie sind Teamplayer*in und sorgen für einen reibungslosen Wissensaustausch in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen? Sie genießen die Arbeit in einem internationalen Umfeld? Dann kommen Sie zum 01. Oktober 2022 zu uns und verstärken unser Team als Assistenz (m/w/d) der Wissenschaftlichen Vorständin an unserem Forschungsstandort Berlin-Buch in Vollzeit (39 Std). Sie erwartet eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit im Wissenschaftlichen Vorstand einer international renommierten Forschungseinrichtung.

Als Assistenz des Vorstands organisieren und koordinieren Sie die Aktivitäten und Termine der Wissenschaftlichen Vorständin in Zusammenarbeit mit einem*r persönlichen Referent*in, den Kolleg*innen des Stabs Strategie und dem Büro der Administrativen Vorständin.

Job Description

  • Verwaltungs-, Organisations- und Koordinationsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen des Stabs Strategie und dem Büro der Administrativen Vorständin.
  • Organisation des Sekretariats (Schriftverkehr, Terminkoordination, Post- und Mailbearbeitung)
  • Selbständige Korrespondenz via Email, Brief, Telefon mit allen Ansprechpartner*innen der Wissenschaftlichen Vorständin in Deutsch und Englisch
  • Kommunikation mit den Forschungsgruppen und administrativen Abteilungen des MDC sowie mit externen Partnern und den Zuwendungsgebern
  • Betreuung internationaler Gäste, Kooperationspartner*innen, Wissenschaftler*innen bei Aufenthalten in Berlin (Organisation von Unterkünften, Vorträgen, Terminen, Bewirtung)
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen
  • Organisation von Dienstreisen in Verbindung mit Reisekostenabrechnungen
  • Verwaltung und Bestellung über das interne Warensystem, Anlegen von Aufträgen, sowie Rechnungsprüfung und Freigabe

Requirements

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation
  • Organisationstalent, um die vielfältigen Verpflichtungen der Wissenschaftlichen Vorständin eigenverantwortlich zu organisieren und zu koordinieren
  • Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
  • Sehr gutes Sprach- und Formulierungsvermögen in deutscher und englischer Sprache
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Erfahrungen im Bereich Büroorganisation; mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Position ist wünschenswert
  • Souveränes, verbindliches Auftreten gegenüber Vertreter*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik; diplomatisches Geschick und hohe Diskretion und Loyalität
  • Ausgeprägte Serviceorientierung
  • Sicherer Umgang mit modernen IT- und Office-Anwendungen

We offer

  • Internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
  • Interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
  • Vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center

Außerdem profitieren Sie von:

  • Einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
  • Flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
  • Einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
  • Einem sicheren Arbeitsplatz, auch in unsicheren Zeiten
  • Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
  • Zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz, Hygiene-Maßnahmen (medizinischer Mund-Nasen-Schutz, Selbsttests, Desinfektionsmittel)
  • Der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten – auch unabhängig von der Corona-Situation
  • Einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus

Further Information:

Job Type:


Team:
Büro Wissenschaftlicher Vorstand


Application Period:
August 31, 2022


Workplace:
MDC Berlin-Buch


Salary:
Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8.


Employment volume:
Full Time
Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 39 Stunden.


Desired starting date:
October 01, 2022


Limitation:
Permanent


Contact:
Nuria Cerdá-Esteban
Büro Wissenschaftlicher Vorstand
nuria.cerda-esteban@mdc-berlin.de


Parity and equal status:
Das MDC engagiert sich für Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancengleichheit aller Beschäftigten unabhängig von Herkunft, Religion, Weltanschauung, gesundheitlicher Beeinträchtigung, Alter oder sexueller Identität ein. Wir freuen uns auf Bewerbungen von aufgeschlossenen Menschen, die gerne in diversen Teams arbeiten. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden besonders berücksichtigt.


Application:
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein.

Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin (https://anabin.kmk.org/anabin.html) ermittelt und als PDF-Anlage zur Bewerbung erfolgen.


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