Teamassistent*in/Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft (Max Delbrück Center) ist ein international bekanntes biomedizinisches Forschungszentrum. Wir wollen die molekularen Mechanismen von Gesundheit und Krankheit verstehen und auf dieser Basis neue Diagnostika und Medikamente entwickeln. Das Max Delbrück Center ist Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands, und bietet ein anregendes Forschungsumfeld mit modernster Forschungsinfrastruktur. Derzeit arbeiten ~1250 Mitarbeiter*innen und ~500 Gastwissenschaftler*innen an den Standorten Berlin-Buch und Berlin-Mitte. Eine unserer größten Stärken ist die Vielfalt unserer Belegschaft. Das Miteinander fördert Kreativität und beflügelt Innovation.

Mithilfe wegweisender biomedizinischer Forschung wollen wir Menschen ein gesünderes Leben ermöglichen. Unser Ziel ist es, mit unseren Entdeckungen neue Wege zu bahnen, um Krankheiten besser vorzubeugen, zu behandeln und schließlich zu heilen.

Am Max Delbrück Center gibt es diverse Technologieplattformen, die etablierte, standardisierte ebenso wie in der Entwicklung befindliche und wissenschaftlich explorative Technologien unterstützen. Sie stellen Geräte, Methoden und Ressourcen bereit und engagieren sich in kollaborativen Wissenschaftsprojekten und in der Technologieentwicklung.
Zur administrativen und organisatorischen Unterstützung von fünf Technologieplattform-Teams (Teamstärke 2-5 Personen) an unserem Standort Berlin-Buch sucht das Max Delbrück Center eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in in Vollzeit. Als Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlichen und administrativen Bereich erwarten Sie verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Sekretariatsaufgaben und kaufmännische Sachbearbeitung in einer international renommierten Forschungseinrichtung.

Ihre Aufgaben

• allgemeine Assistenz- und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Abstimmung mit den Technologieplattformleitungen
• selbständige Organisation des Sekretariats (u. a. Kalenderführung, Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumentenmanagement)
• Unterstützung bei der Betreuung der Nutzer*innen und Projekten der Technologieplattformen
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen)
• Personalwesen (Stellenausschreibungen; Vorbereitung von Formanträgen für Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen, Gastanmeldungen etc.; Betreuung von internationalen Gästen und Mitarbeitenden)
• Mittelverwaltung, Budgetüberwachung, Abrechnung von Servicekosten
• Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung von Veranstaltungen wie z. B. (Web-)Seminare, Meetings und Workshops; Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen; Protokollerstellung
• Erweitern und Pflegen von Datenbanken, Aktualisieren von Webseiten, Erstellen und Auswerten von Umfragen

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Kaufmann*frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Verwaltung, Assistenz der Projektleitung, Eventmanagement oder ähnlich
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit gängigen IT- und Office-Anwendungen sowie Kommunikationstools
• selbstständige, zuverlässige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick und hohe Eigeninitiative
• Fähigkeit, sich rasch in unterschiedliche administrative Prozesse und Themen einzuarbeiten
• wünschenswert wäre die Erfahrung in der Pflege von Webseiten und Datenbanken

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• einem idyllischen grünen Campus am nördlichen Berliner Stadtrand, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einem sicheren Arbeitsplatz
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus