Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft hat sich zum Ziel gesetzt, die Medizin von morgen durch unsere Entdeckungen von heute zu verändern. An unseren Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In Partnerschaften mit Wissenschaft, Klinik und Industrie sowie in globalen Netzwerken streben wir danach, biologische Erkenntnisse in Anwendungen zu überführen, um gesundheitliche Abweichungen früh zu erkennen, personalisierte Therapien zu entwickeln und letztendlich die Prävention von Krankheiten zu ermöglichen. Das 1992 gegründete Max Delbrück Center inspiriert und fördert heute einen vielfältigen Talentpool von rund 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent vom Bund und zu 10 Prozent vom Land Berlin finanziert.

Für unseren Campus Berlin-Buch suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung von zwei internationalen Forschungsgruppen. In dieser vielseitigen Position bilden Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und tragen dazu bei, optimale Rahmenbedingungen für exzellente Forschung zu schaffen. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und übernehmen ein breites Spektrum an administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben. Dazu gehören die Koordination von Personal- und Reiseangelegenheiten, die Unterstützung bei Budget- und Projektverwaltungsprozessen sowie die Zusammenarbeit mit internen Serviceeinheiten und externen Partnern.

Ihre Aufgaben

Administration und Organisation:

• eigenständige Kommunikation und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartner*innen sowie Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Forschungsgruppen und den administrativen Serviceeinheiten des Instituts

Personaladministration:

• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellungsverfahren, Vertragsverlängerungen und Gastaufenthalten
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender sowie Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler

Reisemanagement:

• Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen für die Forschungsgruppenleitungen, einschließlich Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
• Beratung und Unterstützung der Gruppenmitglieder bei der Planung und Durchführung von Dienstreisen gemäß den geltenden Richtlinien

Finanz- und Projektadministration:

• Unterstützung bei der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten und Förderanträgen
• Erstellung von Budgetübersichten sowie Unterstützung der Forschungsgruppenleitungen bei Budgetplanung und Ressourcenmanagement
• Bearbeitung von Rechnungen sowie Koordination von Beschaffungs- und Bestellvorgängen gemäß den institutsinternen Richtlinien

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondent/in, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation 
• erste Berufserfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder assistenznahen Tätigkeit von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
• exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher kultureller und fachlicher Hintergründe in einem internationalen Umfeld
• sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools
• Interesse an modernen digitalen Arbeitsmethoden sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Softwarelösungen, Organisationsplattformen und KI-gestützte Anwendungen einzuarbeiten

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz