Zwei Rollen in einem Job: Assistenz & Inventur (m/w/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft legt mit seinen Entdeckungen von heute den Grundstein für die Medizin von morgen. An den Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In engen wissenschaftlichen, klinischen und industriellen Partnerschaften sowie in globalen Netzwerken überführen wir biologische Erkenntnisse in Innovationen für Früherkennung, personalisierte Therapien und zur Prävention von Krankheiten. Das 1992 gegründete Max Delbrück Center bietet ein lebendiges Arbeitsumfeld für rund 1.800 Mitarbeitende aus mehr als 70 Ländern.

Sie sind ein Organisationstalent und haben Freude an strukturierter Arbeit?
Dann erwartet Sie bei uns eine vielseitige Aufgabe - Die Finanzabteilung des Max Delbrück Centrum sucht eine zuverlässige und strukturierte Assistenz und Inventurbeauftragte. (m/w/d)
Bei uns verbinden Sie Assistenzaufgaben wie Termin- und Reiseplanung mit der Verantwortung für die Inventuren in den verschiedenen Fachbereichen und Forschungsgruppen. So gestalten Sie den Büroalltag aktiv mit und sorgen für einen transparenten Überblick über unser Inventar. Dabei legen wir großen Wert auf kollegiale Zusammenarbeit und eine offene, unterstützende Arbeitsatmosphäre.

Ihre Aufgaben

Assistenzaufgaben
Als Assistenz übernehmen Sie die Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen. Sie halten den Terminkalender der Abteilungsleitung und Teamleitungen aktuell, bereiten Unterlagen vor und sorgen für eine reibungslose Nachbereitung inklusive Protokolle und To-do-Verfolgung. Außerdem sind Sie erste Ansprechperson für die interne und externe Kommunikation, führen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen, Formularen sowie der Pflege von Intranetseiten. Darüber hinaus übernehmen Sie Bestellungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien und leisten wertvolle Unterstützung bei Jahresabschlüssen, Recherchen und Auswertungen

Inventuraufgaben
In Ihrer Rolle als Inventurbeauftragte*r sind Sie verantwortlich für die Planung und Durchführung der jährlichen Inventuren gemäß der Inventur-Richtlinie des MDC. Sie erstellen den Inventurplan, stimmen sich mit der Teamleitung Rechnungswesen ab und organisieren Vor-Ort-Begehungen zur Bestandsaufnahme. Dabei erfassen Sie Geräte per Scanner, gleichen die Daten mit Inventarlisten ab und klären fehlende Positionen. Zusätzlich pflegen Sie die Inventarstammdaten in SAP und der Inventursoftware, dokumentieren Standortänderungen und Aussonderungen und sorgen so für eine kontinuierlich gepflegte und transparente Inventarübersicht.

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Assistenzbereich und/oder in der Inventurverwaltung
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office, SAP und idealerweise Inventursoftware
• Organisationstalent mit strukturierter Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz