Mann für die Digitalisierung
Seit April 2022 verantwortet Arno Edinger in der IT-Abteilung die digitale Transformation des Max Delbrück Centers. Sein Fokus liegt dabei auf der Schnittstelle zwischen IT und Administration. Der Diplom-Kaufmann für Public Management hat einen Master in digitaler Innovation und Business Transformation. 2007 hat er als Berater bei der SAP angefangen, hat dort Hochschulen und Forschungsinstitute in Fragen der Kostenrechnung oder zum Haushaltsmanagement- und Berichtswesen beraten. Vor seinem Wechsel ans Max Delbrück Center im Oktober 2019 war er mehrere Jahre als Projektmanager beim Forschungsverbund Berlin tätig. Er kennt sich also mit den Anforderungen von Forschungseinrichtungen bestens aus. Wie er die digitale Transformation des Max Delbrück Centers angehen möchte, erzählt er im Interview.
Herr Edinger, Sie leiten am Max Delbrück Center das Digital Transformation Office. Wo steht das Max Delbrück Center in Sachen digitaler Transformation?
Arno Edinger: Noch relativ am Anfang. In der Vergangenheit wurde viel in Softwarelösungen für die Administration investiert, dennoch ist ein Digitalisierungsstau entstanden. Oft sind die eingesetzten Softwarelösungen digitale Inseln geblieben, die nach wie vor viel Handarbeit bei der Ein- und Weitergabe von Informationen oder bei Auswertungen erfordern. Dadurch sind viele personelle Kapazitäten noch immer in manuellen, teil-digitalisierten Routinetätigkeiten eingebunden, stellenweise auch überlastet.
So viel zum Blick zurück. Die Veränderungsdynamik sowohl in den Erwartungen an eine schnelle und flexible Dienstleistungserbringung als auch in den Technologien ist hoch. Mit dem Digital Transformation Office wollen wir diese Dynamik aufgreifen. Wir unterstützen Vorhaben der administrativen Abteilungen unter anderem durch Projekt- und Prozessmanagement. Wir führen und begleiten sie dabei, ihre Anforderungen zu formulieren und geeignete Softwarelösungen einzuführen, bis hin zum erfolgreichen Abschluss der Projekte. Unsere gemeinsame Prämisse dabei ist, dass wir nicht digitalisieren um der Digitalisierung willen, sondern um die Nutzer*innen digitaler Dienstleistungen nachhaltig zu entlasten.
Können Sie ein Beispiel nennen?
Andreas Ofenbauer aus der Kommunikationsabteilung bereitet in seinem Projekt MDCworx nicht weniger als den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft vor. MDCworx soll nicht nur das klassische Intranet als Informationsportal ablösen, sondern dieses auch um zwei wesentliche Funktionalitäten erweitern: Individualisierbarkeit und Kommunikation. Der digitale Arbeitsplatz von PhD Student*innen wird anders aussehen als beispielsweise der von administrativen Führungskräften. Darüber hinaus wird MDCworx Anleihen an sozialen Medien nehmen, um so eine lebendige interne Kommunikation abseits von Mailverteilern zu ermöglichen. Wir unterstützen ihn bei dem gesamten Prozess, von generellem Feedback über den Budgetantrag bis hin zum Ausschreibungsprozess.
Was ist das Ziel der digitalen Transformation?
Arno Edinger: Die digitale Transformation soll es den Nutzer*innen ermöglichen, administrative Dienstleistungen zeit- und ortsunabhängig in Anspruch zu nehmen. Salopp ausgedrückt, sollen die Mitarbeiter*innen in der Administration von repetitiven Tätigkeiten entlastet werden, um deutlich mehr Zeit für herausfordernde, komplexe Aufgaben zu haben. Dafür sollen sie digital sämtliche Informationen vorfinden, die sie benötigen, um Entscheidungen fundiert treffen und rückmelden zu können. Wissenschaft ist per se extrem dynamisch, und die Administration muss damit mithalten können.
Was muss dafür in Angriff genommen werden?
Arno Edinger: Aus meiner Sicht ist es erforderlich, Schritt für Schritt sämtliche Dienstleitungsprozesse zu hinterfragen, von den Mitarbeiter*innen und wissenschaftlichen Arbeitsgruppen in die Administration hinein und wieder zurück. Wir erfassen dafür zunächst die Prozesse. In der Abteilung People & Culture führen wir dies gerade für sämtliche Arbeitsabläufe der Personalverwaltung durch. Unser Ziel ist aktuell, Doppelarbeiten und Verantwortungsüberschneidungen zu vermeiden. Bis alle Prozesse so weit digitalisiert sind, dass sie im Grunde genommen automatisiert ablaufen könnten, wird es noch eine ganze Weile dauern. Aber es ist toll, sich auf diesen Weg zu begeben.
Daneben bereiten wir ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement vor. Alle administrativen Abteilungen werden mit einer digitalen Akte ausgestattet: der Personalbereich erhält eine digitale Personalakte, der Einkauf eine Einkaufs- und Vergabeakte. Die Forschungsförderung erhält eine digitale Förderakte für Drittmittelprojekte.
Was haben die Mitarbeiter*innen davon? Wie profitieren etwa Forschungsteams beispielsweise von einer elektronischen Förderakte?
Arno Edinger: In der Förderakte werden zentral alle administrativen Informationen zu einem Forschungsprojekt, zum Beispiel Anträge, Kalkulationen, Bewilligungen und Abrechnungen, digital dokumentiert sein. Alle Projektbeteiligten wie auch die Mitarbeiter*innen in der Administration können sie dann zeit- und ortsunabhängig nutzen. Beide Seiten werden auf einen Blick sehen können, wofür die Finanzmittel eines Forschungsprojektes konkret bewilligt wurden und abrechenbar sind. Das ist sehr viel praktischer, als Mails an verschiedene Beteiligte zu schreiben oder zu telefonieren und dann Dokumente auszutauschen, wie es derzeit der Fall ist.
Wie wollen Sie vermeiden, dass es wieder zu einem Digitalisierungsstau kommt?
Arno Edinger: Die Frage ist leicht zu beantworten: gar nicht. Das kann ich nicht verhindern. In den letzten zwei, drei Jahren haben wir viele Grundlagen für eine erfolgreiche Transformation geschaffen, erste Projekte zum Erfolg geführt und – auch wichtig – andere Projekte abgebrochen. Wir haben gelernt, wie wir miteinander arbeiten müssen, um erfolgreich zu sein. Das beste Rezept: an dieser Stelle weitermachen, dazulernen und erfolgreich Projekte umsetzen. So werden wir den genannten Digitalisierungsstau abbauen und zukünftige Veränderungen proaktiv aufnehmen können.
Digitalisierung fasziniert Sie. Gibt es in Ihrem Leben auch analoge Momente?
Arno Edinger: Wahrscheinlich, ich bin nicht digitalaffiner als meine Mitmenschen. Sehr analog sind jedenfalls die täglichen 32 Kilometer mit dem Rad von Mitte nach Buch und zurück.
Wenn Sie von einer Automatisierung der Geschäftsabläufe am Max Delbrück Center sprechen – heißt das, dass irgendwann alles per Mausklick funktioniert?
Arno Edinger: Nicht nur per Mausklick, auch per Touchscreen (lacht). Das Wort Automatisierung möchte ich hier nicht überbewertet wissen. Es ist ein Werkzeug von vielen, das im Hintergrund eingesetzt wird. Nehmen wir das Beispiel Travelmanagement: Wenn ich eine Dienstreise plane oder abrechne, möchte ich keine Informationen, die es an anderer Stelle schon gibt, irgendwo eingeben müssen. Ich möchte keine Belege abtippen und nicht die Hauspost unnötig mit Papier belasten. Das bedeutet für mich Automatisierung. Für das Travelmanagement in der Administration kann das heißen, dass 75 Prozent der Anträge automatisch durchlaufen und nur noch überprüft werden müssen. Das spart viel Zeit, die für den Rest der Anträge, die man nicht automatisch durchlaufen lassen kann, genutzt werden kann. Ich finde, das klingt für alle gut.
Das Interview führte Jana Ehrhardt-Joswig.
