Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft hat sich zum Ziel gesetzt, die Medizin von morgen durch unsere Entdeckungen von heute zu verändern. An unseren Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In Partnerschaften mit Wissenschaft, Klinik und Industrie sowie in globalen Netzwerken streben wir danach, biologische Erkenntnisse in Anwendungen zu überführen, um gesundheitliche Abweichungen früh zu erkennen, personalisierte Therapien zu entwickeln und letztendlich die Prävention von Krankheiten zu ermöglichen. Das 1992 gegründete Max Delbrück Center inspiriert und fördert heute einen vielfältigen Talentpool von rund 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent vom Bund und zu 10 Prozent vom Land Berlin finanziert.

Sie sind ein echtes Organisationstalent, arbeiten gerne im Team und behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick?

Sie schätzen den Austausch mit Kolleg*innen und tragen aktiv zu einem reibungslosen Informationsfluss bei?

Zudem fühlen Sie sich in einem internationalen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld wohl?

Dann werden Sie Teil unseres Forschungszentrums! Für unseren Standort Berlin-Buch suchen wir eine Assistenz (m/w/d) in Vollzeit (39 Std.). In dieser verantwortungsvollen Position bilden Sie die Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und übernehmen vielfältige Sekretariatsaufgaben sowie kaufmännische Sachbearbeitung in einer international renommierten Forschungseinrichtung.

Ihre Aufgaben

• eigenständige Durchführung allgemeiner Assistenz- sowie kaufmännisch-administrativer Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in enger Abstimmung mit den Leitungen beider Themenbereiche
• Organisation und Koordination des Sekretariats, einschließlich Kalender- und Terminmanagement, Bearbeitung von Post und E-Mails, Telefon- und Videokonferenzen, Bestellwesen sowie strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement
• Unterstützung im Personalwesen, z. B. bei Stellenausschreibungen sowie der Vorbereitung von Unterlagen für Einstellungen, Vertragsverlängerungen und Gastanmeldungen
• Verantwortung für Mittelverwaltung, Budgetüberwachung und die Abrechnung von Servicekosten
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen wie (Web-)Seminaren, Meetings und Workshops, inklusive Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Betreuung und Unterstützung internationaler Gäste
• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen (Planung, Buchung und Abrechnung)
• Pflege und Aktualisierung von Webseiten

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Fremdsprachensekretär*in, Kaufmann*frau für Büromanagement/Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise erste Berufserfahrung im Sekretariats-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich, z. B. in der Projektunterstützung oder im Eventmanagement
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit gängigen IT- und Office-Anwendungen sowie digitalen Kommunikationstools
• strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise gepaart mit Organisationsstärke, Eigeninitiative und Lösungsorientierung
• schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich zügig in neue administrative Prozesse und Themen einzuarbeiten

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz