Teamassistent*in/Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft hat sich zum Ziel gesetzt, die Medizin von morgen durch unsere Entdeckungen von heute zu verändern. An unseren Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In Partnerschaften mit Wissenschaft, Klinik und Industrie sowie in globalen Netzwerken streben wir danach, biologische Erkenntnisse in Anwendungen zu überführen, um gesundheitliche Abweichungen früh zu erkennen, personalisierte Therapien zu entwickeln und letztendlich die Prävention von Krankheiten zu ermöglichen. Das 1992 gegründete Max Delbrück Center inspiriert und fördert heute einen vielfältigen Talentpool von rund 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent vom Bund und zu 10 Prozent vom Land Berlin finanziert.

Am Max Delbrück Center unterstützen die Technologieplattformen Wissenschaftler mit modernen Geräten, innovativen Methoden und umfassender Expertise. Sie stellen zentrale Ressourcen für die Forschung bereit, wirken an wissenschaftlichen Projekten mit und treiben die Entwicklung neuer Technologien voran.

Zur administrativen und organisatorischen Unterstützung von fünf Technologieplattformen am Standort Berlin-Buch suchen wir eine engagierte Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie Sekretariats- und kaufmännische Aufgaben und bilden die Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration in einer international renommierten Forschungseinrichtung.

Ihre Aufgaben

• allgemeine Assistenz- und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Abstimmung mit den Technologieplattformleitungen
• selbständige Organisation des Sekretariats (u. a. Kalenderführung, Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumentenmanagement)
• Unterstützung bei der Betreuung der Nutzer*innen und Projekten der Technologieplattformen
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen)
• Personalwesen (Stellenausschreibungen; Vorbereitung von Formanträgen für Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen, Gastanmeldungen etc.; Betreuung von internationalen Gästen und Mitarbeitenden)
• Mittelverwaltung, Budgetüberwachung, Abrechnung von Servicekosten
• Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung von Veranstaltungen wie z. B. (Web-)Seminare, Meetings und Workshops; Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen; Protokollerstellung
• erweitern und Pflegen von Datenbanken, Aktualisieren von Webseiten sowie Auswertung und Aufbereitung von Nutzungsdaten, Umfragen und Reports

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder Kaufleute für Bürokommunikation mit entsprechendem Fremdsprachennachweis oder gleichwertig
• Sie arbeiten organisiert, sorgfältig, eigenständig und lösungsorientiert, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und finden sich schnell in neue Themen und Prozesse ein.
• Sie haben ein gutes Gespür für Details, denken vorausschauend und verfolgen Aufgaben zuverlässig nach.
• Sie verfügen über gute Deutsch- und Englischkenntnisse und kommunizieren sicher und serviceorientiert mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen.
• der Umgang mit Office-Anwendungen und digitalen Tools fällt Ihnen leicht.
• Erfahrungen in Assistenz, Verwaltung, Organisation oder Projektunterstützung sind von Vorteil – wir freuen uns aber ebenso über Bewerbungen von engagierten Quereinsteiger*innen.
• Kenntnisse in der Pflege von Webseiten oder Datenbanken sind ein Plus.

Sie erfüllen nicht alle Anforderungen? 
Kein Problem. Wenn Sie Organisationstalent, Lernbereitschaft und Freude an
administrativen Aufgaben mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz