Teamassistent*in / Fremdsprachensekretariat (w/m/d)

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft hat sich zum Ziel gesetzt, die Medizin von morgen durch unsere Entdeckungen von heute zu verändern. An unseren Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In Partnerschaften mit Wissenschaft, Klinik und Industrie sowie in globalen Netzwerken streben wir danach, biologische Erkenntnisse in Anwendungen zu überführen, um gesundheitliche Abweichungen früh zu erkennen, personalisierte Therapien zu entwickeln und letztendlich die Prävention von Krankheiten zu ermöglichen. Das 1992 gegründete Max Delbrück Center inspiriert und fördert heute einen vielfältigen Talentpool von rund 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent vom Bund und zu 10 Prozent vom Land Berlin finanziert.

Organisation liegt Ihnen im Blut und Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick? Dann werden Sie Teil unserer Stabsstelle Sicherheit und unterstützen Sie das Team als zentrale Schnittstelle im Arbeitsalltag.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Stabsstellenleitung bei administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben
  
• Organisation des Tagesgeschäfts inklusive E-Mail- und Postbearbeitung, Telefon, Schriftverkehr sowie digitaler Ablage in Deutsch und Englisch
• Termin- und Kalendermanagement sowie Organisation und Vor-/Nachbereitung von Meetings und Sitzungen
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie Durchführung von Bestellungen über das Einkaufsportal
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, fachbezogene Recherchen und Pflege der IntraMax-Seite
• Eigenständige Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Koordination sicherheitsrelevanter Schulungen
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Übersichten zu Ersthelfenden, Brandschutzhelfenden, Sicherheitsbeauftragten und Gentechnik
• Organisation und Verteilung von Erste-Hilfe-Materialien
• Aufbereitung von Kostenstellen- und Budgetdaten aus SAP in Excel
• Vertretungsweise Unterstützung im Bereich Gefahrstoffe und Unfallanzeigen
• Teilnahme an der MDC-Sekretariatsrunde und Weitergabe relevanter Informationen innerhalb der Stabsstelle

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation mit entsprechendem Fremdsprachennachweis oder eine vergleichbare Qualifikation
  
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Büroorganisation
• sicherer Umgang mit den gängigen IT- und MS-Office-Anwendungen
• selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• ausgeprägtes Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten
• lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
• offene, kommunikative und teamorientierte Persönlichkeit
• Kenntnisse im Bereich Datenschutz und Vertraulichkeit
• idealerweise Erfahrung mit Verwaltungsabläufen in öffentlichen oder wissenschaftlichen Einrichtungen

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz